文書共有システム(ペーパレス化推進)検討プロジェクト〜悩ましい課題が続きます〜

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文書共有システム(ペーパレス化推進)検討プロジェクト〜悩ましい課題が続きます〜


みなさん、こんばんは。川崎市議会議員(宮前区選出)の矢沢孝雄です。
 
台風接近ということで、今日の予定から少しずつ変化が出始めています。本日明日(金土)行う予定だった盆踊り大会が、本日のみになったりなど盆踊り大会へ伺うスケジュールも変わってきました。
 
さて、本日も市役所に。。。なんだかんだで、副委員長や文書共有プロジェクト(会派代表委員)など、閉会中も川崎市役所にこなくてはいけない仕事が多々あります。本日は、3年目に入った文書共有システムの検討プロジェクト(第19回会議)が開催されました。
 
平成28年度から、検討が開始されたこのプロジェクト。物凄くざっくり申し上げると、
平成28年度:導入に向けた検討。導入することを決定。
平成29年度:運用ルール等検討。文書共有システムを搭載したタブレット端末を導入。
平成30年度(4〜6月):紙資料を併用した試験運用期間。
 
という感じになっています。すでに導入されたこのタブレット端末ですが、文書共有システムの使い勝手にもなれてもらう必要があり、現在も従来から各議員に配られていた紙資料を併用しての委員会運営となっています。
 

平成28年第2回検討プロジェクトで想定していた削減枚数等

 
加えて、現在は「常任委員会等」のみとなっており、上記の表にある「本会議等」「執行機関からの各議員宛て情報提供資料」には適用されておらず、これらへの適用拡大も順次行っていきたいわけですので、それに向けた具体的な検討を行っています。
 
「常任委員会等」と言いつつも、4月から6月における紙資料の使用状況を記載したのが、以下資料です。
 

運用開始後の4月〜6月(3ヶ月間)の紙資料の使用状況

 
当初の見込み以上、紙資料が使われている現状があります。併用しているので、完全ペーパレスになればこれらが「すべて不要になる」ということです。
この試験運用期間で、利用者である議員アンケートも取らせて頂いたのですが、まだタブレット端末ではなく、紙資料を併用して使ってしまっていると答えた議員もまだまだ多く、完全にペーパレスにされてしまうとシステム操作に集中してしまって、質疑を深めることができないといった趣旨の意見も頂いています。
 
民間企業であれば、トップの意向。上意下達でどんどん進むのかもしれませんが、民主主義の本丸、議会ではそれぞれが有権者の代表。それぞれの議員の状況を考慮せず進めることは極力避けたいところです。完全ペーパレスになったとしても、それぞれが控え室等で紙資料を印刷して持ち込むことはできるようにするなど、一定の配慮が必要です。
 
それ以外にも多くの検討すべき課題があります。これからも頭を悩ますことは多々あるかと思いますが、議会の効率化による議員それぞれの生産性向上、ペーパレスによる歳費の抑制。これらはしっかりと市民に還元できる取組です。
 
継続して一生懸命取り組ませていただきます。
 
夜は盆踊り大会に一件伺わせて頂いた後、宮前区郵便局長会の皆さまとの懇親会があり、鷺沼駅に。
「組織基盤強化」ということで、郵便局の皆さまからも市に貢献するための「高齢者見守りサービス」の提案をいただきつつ、懇親を深める事ができました。
 
頂戴したご提案についても土台がふるさと納税への適用という観点なので、財政局等ともよく相談したいと思います。
 
本日も最後まで読んでいただき、有難うございました。
 


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