川崎市議会ペーパーレス化推進検討プロジェクト

川崎市議会ペーパーレス化推進検討プロジェクト

現在議会閉会期間中ということもあり、市役所に登庁する機会も多くなく地域での活動がメインとなる期間ではありますが、本日は特命プロジェクトでもある「文書共有システムに関する検討プロジェクト」に出席する為、川崎市役所に。

このプロジェクトですが、要するに「川崎市議会ペーパーレス化推進プロジェクト」と置き換えることができるもので、電子化xタブレット端末を利用して、膨大な紙資料に削減に向けて検討をしていくものです。

企業勤め時代に総務省の案件で、頻繁に霞が関の行政の職場というのを見ていました。
その時のこともあるので、紙が物凄く多いイメージはありましたが、議員1期目2年目を迎えて、やはりというべきか、本市においても同様の状態であることを実感しています。

60名の議員がいる川崎市議会では、常任委員会で使う紙をすべて電子化するだけで、年間30万枚の紙の削減になるそうです。さらに本会議や議員への情報提供で日々配られる大量の資料を含めるとその数字は倍以上に膨れ上がります。

この数字を聞くと、すぐにペーパーレス化を推進するべきと考えがちですが、検討しなくてはいけない項目は多岐にわたる為、詳細の議論をしっかりと積み上げていく必要があるわけですが、システム導入目的を見失わないよう常に意識していく必要があります。

そもそも
・なぜペーパーレス化を推進する必要があるのか
・なぜその手段がシステム(文書共有システム)の導入なのか
(Ex.運用の工夫等で紙削減は実施できないか。システム一式導入・運用との費用対効果はどうなのか。デジタルデバイドを促進させることにならないか。紙の削減によって不便になる部分はどうケアするのか。セキュリティ面・運用面での課題は。などなど)

加えて、実際に運用すると当初想定していなかったような追加コストがかかるのがこういったプロジェクトです。例えば、紙を電子化しようとした時に複合機にあるスキャナー機能が脆弱で電子化する作業に膨大な時間がかかるため、最新のものに変えるなど)

ICTを導入する目的には常に「費用削減」「作業効率の向上」「情報へのアクセス性の向上」「紙媒体紛失などを含めた情報セキュリティの強化」などがあるわけですが、近年は「費用削減」が必須と言って良いほど強く求められます。

本市においてもこの観点は間違いなく重要です。

タブレット端末を入れて操作して、どこでも電子ファイルを閲覧・編集・共有する = ”議会のペーパーレスにも積極的に取り組んでます” ではなく、それによってどれだけ紙が削減され費用対効果があったか、、議員一人ひとりの生産性が向上したのか、がこういったケースでICTを導入する目的である必要があります。

個人的にはこの点を忘れること無く、プロジェクトメンバーとして検討を進めていきたいと思います。